Je länger eine Prozedur in einem Unternehmen existiert, und je öfter sie an
äußere Umstände angepasst wird, desto komplexer wird sie. Die Anzahl der
involvierten Schritte und Systeme vervielfacht sich, was einmal der
Geschäftsführer an einem Nachmittag erledigt hat ist nun ein Job für eine eigene
Arbeitskraft oder gar Abteilung.
Sehr oft lassen sich solche Prozesse optimieren, sei es durch Analyse oder durch
unterstützende Software. Besonders in über lange Zeit gewachsenen Prozessen
werden oft Umwege gegangen, die eigentlich nicht nötig sind, Dinge ausgedruckt,
um sie danach zu scannen, und Daten erhoben, die nicht mehr relevant sind.
Viele Softwareprodukte bieten Schnittstellen an, über die sie sich mit einer
eigens für ein Unternehmen gebauten Software verbinden lassen.
Hin und wieder ist die beste Lösung, gänzlich neue Wege zu gehen. Bisherige
Prozesse können, nach ausführlicher Anforderungserhebung, in eine komplett neue
Software übertragen werden, die komplett auf die Bedürfnisse des Unternehmens
zugeschnitten ist. So können z.B. Aufträge direkt an Mitarbeiter vergeben,
Bearbeitungszeiten erfasst und Reports generiert werden, ohne sich nach bisherigen
Einschränkungen richten zu müssen.
